Ta kontakt med hotell før ankomst?

[Orbiter]

Forsøkte å finne lignende topics, men klarte det ikke. Beklager om dette er besvart tidligere.

Er det vanlig å ta kontakt med hotell før ankomst, eksempelvis om en har spesielle ønsker for plassering, romtyper eller andre ting som en (delvis) kan påvirkde? Og hvem skal en evt da kontakt med?

Litt av årsaken til at jeg spør er at jeg er reiseleder for en gjeng som skal på tur om en drøy uke, og vi har da booket to store suiter. Vi ønsker å ha rom i samme etasje og gjerne høyt oppe for maksimal utsikt og evt 2x queen beds i rommene om det finnes. Enig i at det er mange krav men ingen er absolutt og alle er i kategorien kjekt-å-ha. Sist gang vi reiste så hadde jeg booket (og betalt ekstra) for å få to rom ved siden av hverandre som kunne kobles sammen. Men ved innsjekk (omlag kl 21 en onsdag, vi skulle bo onsdag-søndag) så fikk vi beskjed om at romtypen vi hadde bestilt ikke var tilgjengelig, det beste de kunne komme opp med var to rom men på helt ulike etasjer, hvorpå damen i resepsjonen også hevdet at om vi hadde slike forespørsler måtte vi jo ta kontakt før ankomst. Jeg hadde heldigvis med meg endel utskrifter av epost korrespondanse med bookingavdelingen der de hadde guidet oss til hvilke rom vi måtte velge, men det syntes åpenbart at bookingavdelingen ikke hadde noe med hotellresepsjonen og de faktiske tildelinger å gjøre, og vi endte opp med at vi fikk en stor suite istedet for to av rommene, men det måtte endel argumentering til og tok unødvendig mye tid.

Denne gangen har vi et annet hotell, og jeg har også vært i kontakt med councierge tjenesten for spørsmål om både rom, restaurant og billetter, hvorpå hun i en av epostene har forsikret oss om "I have heavily noted on your reservation that you would like one king bed in one bedroom and two queen beds in the other. Please be advised that although our front desk with make every effort to fulfill this request, rooms are not assigned until the day of check in and therefore this floor plan is not guaranteed until that time".

Er det frekt og evt unødvendig å forsøke å ta kontakt med dem nå igjen, og evt når (1dag, 3dager, 7dager?) og hvem (councierge? front desk? Booking department?) bør jeg kontakte?